Bezpieczne wysyłanie e-faktur

Bezpieczeństwo dokumentów oraz ochrona danych osobowych, które wynikają w znacznej mierze z faktu, że znajdują się one na poszczególnych dokumentach jest rzeczą nadrzędną w interesie każdej firmy. Związane jest to przede wszystkim z faktem, że kary za ich naruszenie mogą być niesamowicie wysokie.

E-faktury i ich poprawne wysyłanie

wysyłka e-fakturZ tego też powodu bardzo dużo firm wprowadza bardzo rozbudowane zasady, które mają na celu zabezpieczenie danych osobowych w sytuacji wysyłania dokumentów drogą elektroniczną. Bardzo często wysyłanym dokumentem są przede wszystkim faktury. Dokumenty te umożliwiają uzyskanie odpowiednich informacji na temat zapłaty, w tym kwoty, terminu, czy też podmiotu zobowiązanego do terminu płatności. W sytuacji, gdy na fakturze znajduje się nazwa przedsiębiorstwa nie powoduje to naruszenia jakichkolwiek danych osobowych. Nazwy przedsiębiorstw są bowiem powszechnie dostępne w wielu bazach. Inaczej wygląda sytuacja wtedy, gdy faktura wystawiona jest na osobę fizyczną. Na ogół znajduje się tam także imię, nazwisko, czy adres. Z tego też powodu tak ważna jest wysyłka e-faktur w bezpieczny sposób. Na ogół plik powinien być zabezpieczony hasłem. W ten sposób otworzy go w założeniu osoba upoważniona do jego otrzymania. Inną kwestią jest jednak odpowiednie sprawdzenie pliku przed jego wysyłką. Ważne jest przede wszystkim sprawdzenie, czy załączony dokument faktycznie powinien być skierowany do danego odbiorcy.

Kolejną bardzo ważną kwestią jest przede wszystkim sprawdzenie adresu e mail. Na ogół te dwa procesy powinny być wykonywane za każdym razem. W ten sposób będziemy mieli pewność, że ryzyko wysyłki faktury elektronicznej pod niepoprawny adres, albo z zawartością, która dotyczy innego podmiotu nie będzie miała miejsca.